Последние новости об электронных трудовых книжках

21 ноября 2019 года — Госдума приняла во II чтении законопроект об электронных трудовых книжках.

16 декабря 2019 года Президент России В. Путин подписал Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Закон вступает в силу с 1 января 2020 года.

25 декабря 2019 года выпущено Постановление Правления ПФ РФ N 730п об утверждении формы СЗВ-ТД.

Электронные трудовые книжки — что это и зачем?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это один из продуктов «цифровой экономики» и давно ожидаемое бизнесом решение. По словам спикера Госдумы Вячеслава Володина, сегодня «возможности для перехода на цифру у компаний есть, а главное — этот закон даст возможность бизнесу освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме».

ЭТК по сути, это цифровой аналог знакомого всем работающим гражданам документа. По составу сведений электронная трудовая книжка будет идентична бумажному варианту.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

С 1 ЯНВАРЯ 2020 ГОДА — начинается формирование сведений для электронных трудовых книжек.

Для работодателя:

• до 31 октября 2020 года в обязательном порядке необходимо письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве сохранить бумажную трудовую книжку. Прежний срок 30 июня был продлен в связи с длительным периодом работы в удаленном режиме большинства российских компаний;
• необходимо ежемесячно предоставлять отчетность о трудовой деятельности работников в информационную систему Пенсионного фонда.

Скачать пример уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

СЗВ-ТД 2020: новый отчет, форма, образец заполнения, сроки сдачи

СТД-Р 2020: новый отчет, форма, образец заполнения, сроки выдачи

СТД-ПФР 2020: новый отчет, форма, для чего нужна

Для работников:

• Обращаем ваше внимание, что переход на ЭТК — свободный выбор каждого работающего в настоящее время гражданина! Выбора не будет только у тех, кто начнет свою трудовую деятельность с 2021 года, для них электронный формат трудовой будет единственным вариантом.
• Итак, если Вы согласны с современными цифровыми тенденциями — подайте своему работодателю заявление в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде. Сведения об вашей трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате, а бумажную трудовую вернут на руки.
• Желаете сохранить физический носитель своей трудовой истории в активной форме — также сообщите об этом работодателю путем подачи заявления об отказе от ЭТК. Для вас бумажный вариант трудовой будет вестись наравне с электронным.
• Если в 2020 году Вы не изъявите свое желание в письменной форме, то ведение бумажной трудовой сохранится.
• Если на конец 2020 года Вы не будете трудоустроены (однако какой-либо трудовой стаж имеется), то подать заявление о предпочитаемом формате трудовой сможете позднее.

 
С 1 ЯНВАРЯ 2021 ГОДА

Для работодателя:

• в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности необходимо представлять в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения;
• необходимо корректировать сведения в ЭТК по заявлению работника.

Для работников:

• для начинающих свою трудовую деятельность — электронная трудовая книжка становится единственным вариантом фиксации трудовых фактов;
• для начинающих и продолжающих свою трудовую деятельность:
  • можно запросить у своего работодателя данные о своей трудовой деятельности как на бумажном носителе, так и в формате электронного документа. Эти сведения также можно будет получать в МФЦ — на бумажном носителе, в ПФР — на бумажном носителе или в форме электронного документа, с использованием портала «Госуслуги» — в форме электронного документа.
  • в случае неверных сведений в ЭТК, нужно письменно уведомить работодателя о необходимых корректировках. Работодатель обязан исправить или дополнить информацию в ЭТК, направив ее затем в ПФР.

Электронные трудовые книжки — топовые вопросы и ответы

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Как быть с сотрудниками, которые не подадут заявление о выборе формата трудовой?

Если заявления нет, вы отражаете сведения о человеке в обеих книжках: и в отчете, и на бумаге. Предполагается, что работодатель все же соберет со всех сотрудников заявления до конца 2020 года. Писать заявления можно будет и после этой даты, но только если в 2020-м году сделать выбор не получилось по объективной причине. Человек находился в декрете, на длительном больничном или не исполнял трудовые обязанности.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить в электронном виде:

• через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfrf.ru;
• на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить в бумажном виде, подав заявление:

• у работодателя по последнему месту работы;
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:

• самостоятельно из Госуслуг или из личного кабинета ПФР,
• в любой клиентской службе Пенсионного фонда,
• в МФЦ «Мои документы»,
• у последнего работодателя, правда, только за период работы на этом месте.

Как работодателю выдать трудовую книжку при увольнении?

В день прекращения трудового договора работодатель выдает сотруднику форму Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р). Это выписка из трудовой. Ее можно сохранить в электронном виде или распечатать. Если выдать форму в день увольнения невозможно, ее следует отправить сотруднику заказным письмом. Не только увольняемый, но любой сотрудник в любое время может попросить предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки. В этом случае выдать форму СТД-Р нужно не позднее трех дней с даты получения запроса.

Как на основе электронных трудовых рассчитывать больничные?

При приеме на работу сотрудник вместо бумажной трудовой книжки предоставляет работодателю форму СТД-Р, ту самую выписку из электронной версии. Сведения оттуда работодатель заносит в свою учетную систему. На основе этих данных рассчитываются больничные и стаж.

Включать ли в отчет СЗВ-ТД совместителей?

Да, отчет на совместителей заполняют так же, как и на обычных сотрудников.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

Помимо ПФР и работника доступ к информации из электронной трудовой получат государственные органы и суды.

Предусмотрены ли штрафы за несданную вовремя форму СЗВ-ТД?

Ответственность установлена за неоднократное нарушение сроков отправки, предоставление неполных или недостоверных сведений. Если проблема возникнет два раза или более, должностному лицу вынесут предупреждение.