Нормативная база для расчета списочной и среднесписочной численности работников

Приказ Росстата от 22.11.2017 N 772 утверждает новые Указания по заполнению форм федерального статистического наблюдения П-1, П-2, П-3, П-4, П-5(м) и вводит их в действие с 1 января 2018 года. В описании формы П-4 первый раздел посвящен заполнению сведений о численности работников, начисленной заработной плате, отработанном времени и выплатах социального характера.

Сроки сдачи сведений о среднесписочной численности работников за 2018 год

Стандартный срок подачи сведений в ФНС о среднесписочной численности работников организации за год — не позднее 20 числа первого месяца, следующего за отчетным периодом.

Срок сдачи отчета о среднесписочной численности за 2018 год — не позднее 21 января 2019 года (поскольку 20 января 2018 года выпадает на воскресный день, крайний срок сдачи переносится на ближайший рабочий день).

Как сдать в ФНС сведения о среднесписочной численности работников за год?

Напоминаем, если среднесписочная численность сотрудников превышает 25 человек, отчетность необходимо представлять только в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью. Быстро и легко это можно сделать, воспользовавшись системами СБИС Электронная отчетность или 1С: Отчетность.

Никогда не работали в СБИС? Вам скидку! скидка 50% на годовую лицензию тарифа «Базовый» Пользователям Контур-Экстерн, Аргоса и других программ скидка 80% на годовые лицензии тарифов «Базовый» и «Легкий» скидка 30% на аналогичную годовую лицензию тарифа «Корпоративный»

Кто подает сведения о среднесписочной численности

Отчет в ФНС о среднесписочной численности за предшествующий год должны сдать в налоговую инспекцию все без исключения организации и индивидуальные предприниматели, которые в прошлом году заключали трудовые договора с наемными работниками.

Вновь созданные и реорганизованные компании также должны отчитываться о среднесписочной численности. Сделать это нужно даже в том случае, если в штате еще нет ни одного сотрудника. Для вновь зарегистрированных предпринимателей особые сроки отчетности не установлены.

Организации, открывшие обособленные подразделения, должны отчитаться о среднесписочной численности в ФНС по местонахождению головного офиса. В отчете необходимо указать сведения обо всех сотрудниках компании, включая филиалы. Подавать сведения по каждому из подразделений в отдельности не нужно.

Каких сотрудников учитывать и каких не учитывать при расчете списочной и среднесписочной численности

Среднесписочная численность работников за 2018 год: как рассчитать / формула

Расчет среднесписочной численности за год выполняется по простой формуле. Для начала договоримся описывать понятие «среднесписочная численность» аббревиатурой ССЧ. Так вот, ССЧ за полностью отработанный год рассчитывается по следующей формуле:

Полученный результат округляется до целого значения.

Обращаем внимание! Если компания или ИП работали не полный год (сезонный характер работы или компания была создана после января), то независимо от количества отработанных месяцев сумма ССЧ все равно делится на 12.

Среднесписочная численность работников за любой отчетный период

Аналогично вышеописанному порядку производится расчёт ССЧ за любой отчётный период. Если требуется отчёт за квартал, то необходимо сложить ССЧ за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев сумма ССЧ делится на 6 или 9 соответственно.

ССЧ работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования ССЧ за все месяцы реальной работы с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года.

Пример. Компания начала деятельность в апреле. Среднесписочная численность работников составила в апреле 210 человек, в мае — 227, в июне — 225 человек, в июле — 230. ССЧ работников за период с начала года по июль включительно (за 7 месяцев) составила 127 человек ((210 + 227 + 225 + 230) : 7).

Если эта же компания имеет сезонный характер работы и работает только с апреля по июль, то ССЧ работников за год в целом составит 74 человека ((210 + 227 + 225 + 230) : 12).

Среднесписочная численность работников за месяц: как рассчитать / формула

Для определения ССЧ за месяц опишем формулу подсчёта из Указаний Росстата (Приказ Росстата от 22.11.2017 N 772, указания по заполнению формы П-4, п. 76): «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца».

Сумма списочной численности работников за все дни месяца, подлежащих включению в ССЧ, составляет 1687, календарное число дней в месяце — 31, ССЧ работников за месяц в этом случае составляет 54 человека (1687 : 31). ССЧ показывается в целых единицах, при необходимости округляется до целого значения.

Рассмотрим случай, когда компания начала свою деятельность в середине месяца, возьмем для простоты цифры из предыдущей таблицы.

Сумма списочной численности работников за все дни месяца, подлежащих включению в ССЧ, составляет 598, календарное число дней в месяце — 31, ССЧ работников за месяц в этом случае составляет 19 человек (598 : 31).

Расчет среднесписочной численности работников при неполном рабочем времени

Расчет ССЧ этой категории работников выполняется по следующим правилам.

1. Исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими сотрудниками: общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели, например:

• 40 часов — на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);
• 36 часов — на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);
• 24 часа — на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе).

2. Определяется ССЧ не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость: значение отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Упрощенный способ расчета (условный пример).

В компании 7 работников в декабре были заняты на работе неполное рабочее время (рассматриваем 40-часовую пятидневную рабочую неделю).

4 работника отработали по 4 часа в день, каждый из них по 21 рабочему дню. 3 работника отработали по 3,2 часа в день 21, 10 и 5 рабочих дней соответственно.

1. Общее количество человеко-часов, отработанных в отчетном месяце:

4 работника * 4 часа * 21 день + 1 работник * 3,2 часа * 21 день + 1 работник * 3,2 * 10 дней + 1 работник * 3,2 * 5 дней = 451,2.

Общее количество человеко-дней, отработанных в отчетном месяце:

451,2 : 8 часов = 56,4.

2. ССЧ не полностью занятых работников за отчетный месяц:

56,4 : 21 рабочий день = 2,7 человека.

Эта численность учитывается при определении общей среднесписочной численности работников.

Расчет среднесписочной численности работников при полном и неполном рабочем времени

Если часть работников занята полное рабочее время, а другая часть — неполное рабочее время, общую ССЧ считают следующим образом.

1. Определяем ССЧ сотрудников на полном графике за каждый месяц отчетного периода.

2. Определяем ССЧ сотрудников на неполном графике за каждый месяц отчетного периода.

3. Полученные значения складываем, делим на количество месяцев в отчетном периоде и округляем.