Быстрая заявка
Контактное лицо
Телефон
Электронный адрес
Сообщение

Заявка на аренду








График работы:
пн-пт 9:30-18:30.
В период отчетности:
пн-вс 00:00-23:59.
Москва:
(499)350-13-50
Санкт-Петербург:
(812)600-13-52

Учет рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени сотрудников – программа / система, типовые решения

 

Универсальная компьютерная служба осуществляет полный комплекс услуг по подключению систем и программ учета рабочего времени сотрудников.

 
Проблема контроля за рабочим временем сотрудников в офисе стара как мир. Руководителю обычно сложно, а то и вовсе невозможно лично контролировать время прихода на рабочее место своих подчиненных. Еще сложнее эти данные систематизировать. От этого зачастую довольно сильно зависит эффективность работы организации.

В данной статье мы рассмотрим типовые решения для контроля за рабочим временем сотрудников и типовую настройку.

Задача

Начать контроль за рабочим временем сотрудников, с учетом недоработок / переработок, отпусков и праздников. Однозначно идентифицировать сотрудников на входе / выходе из офиса, не создавая при этом неудобств.

    Типовые решения

  • Видео контроль с камеры
  • Сканер отпечатков пальца
  • Сканер лица
  • Считыватель магнитных карт

 

Видео контроль

Технология видео контроля появилась не так давно — с развитием нейросетей, позволяющим с хоть сколько нибудь приемлемой точностью однозначно определять личность по видео.

Само техническое решение обычно выглядит так: на месте контроля располагается камера, которая одновременно выполняет охранные функции. При появлении в кадре лица с помощью нейросети выполняется попытка идентификации сотрудника на основании уже изученных лиц. Если идентификация успешна, камера отправляет информацию на сервер, который ведет учет (камеры обычно сами не обрабатывают эту информацию).

Достоинства решения

  • Можно совмещать камеру, установленную для безопасности, если технически возможно.
  • Возможна ручная проверка идентификации на основании записи с этой камеры, если камера записывает на внешний носитель.
  • Устойчивость к вандализму – камеры обычно располагаются на потолке, их очень сложно сломать, не попав в объектив.
  • Событие идентификации можно привязать к электронному замку двери.
  • Для идентификации сотруднику необходимо лишь посмотреть на камеру, не надо никуда подходить.
  • Камера может идентифицировать одновременно несколько лиц.
  • Камера может зафиксировать какие вещи вынес сотрудник с рабочего места.

 
Недостатки решения

  • Высокая стоимость внедрения – грамотно написанная и обученная нейросеть стоит очень и очень дорого.
  • Высокая стоимость камеры. Помимо функции определения лиц важно иметь соответствующее качество видео для нормальной работы алгоритма. Отсюда и высокая стоимость камеры.
  • Сложность настройки – нужен квалифицированный специалист по системам такого рода.
  • Не обойтись без серверной части.

 

Сканер отпечатков пальца

Технология относительно новая. Основана на том, что у каждого человека строго индивидуальный рисунок отпечатка пальца. На месте контроля, обычно на стене, располагается устройство с полем для прикладывания пальца. Сотрудник должен приложить палец, заранее “заведенный” в систему, датчик его однозначно идентифицирует. После чего информация отправляется на сервер, либо обрабатывается на самом устройстве.

Достоинства решения

  • Невысокая стоимость – готовые устройства производители выпускают уже давно по приемлемым ценам.
  • Событие идентификации можно привязать к электронному замку двери.
  • Все работает из коробки.
  • Достаточно высокая точность – выше, чем в обработчиках видео.
  • Легкость настройки – может справится системный администратор.
  • В простых случаях может не требоваться сервер.

 
Недостатки решения

  • Одновременно можно идентифицировать только одного человека, что может создать пробку на входе, если приходит много сотрудников.
  • Идентификация зависит от состояния пальца сотрудника – грязный, замерзший, обожженый — система может не пропустить или многократно запрашивать прикладывание пальца.

 

Сканер лиц

Технология абсолютно аналогична решению с камерой. Единственное изменение — идентификацию выполняет не камера, а специальное устройство, как и датчик отпечатков пальцев, размещенное на стене. Сотрудник на входе подходит к устройству, лицо попадает в объектив, выполняется идентификация. Далее данные о сотруднике и времени отсылаются на сервер или обрабатываются на самом устройстве.

Достоинства решения

  • Все еще невысокая стоимость. Есть готовые устройства, но цена их выше, чем у сканеров отпечатков пальцев.
  • Событие идентификации можно привязать к электронному замку двери.
  • Стоимость нейросети и алгоритмов обработки включены в стоимость устройства.
  • Все работает из коробки.
  • Легкость настройки – может справится системный администратор.
  • В простых случаях может не требоваться сервер.

 
Недостатки решения

  • Одновременно можно идентифицировать только одного человека, что может создать пробку на входе, если приходит много сотрудников.
  • Идентификация зависит от состояния лица сотрудника – если сильно изменено, система может не идентифицировать.
  • Точность ниже, чем у сканеров отпечатков пальцев.

 

Считыватель магнитных карт

Технология довольно старая. Каждый сотрудник должен иметь персонализированную магнитную карту, которую на месте контроля прикладывает к считывателю. На основании данных карты сотрудник и идентифицируется.
 
Достоинства решения

  • Самая малая цена из всех решений, самые дешевые комплектующие, не требующие камер и экранов.
  • Событие идентификации можно привязать к электронному замку двери.
  • Самая точная идентификация – данные с карты идентифицируются практически однозначно.
  • Все работает из коробки.
  • Легкость настройки – может справится системный администратор.
  • В простых случаях может не требоваться сервер.

 
Недостатки решения

  • Одновременно можно идентифицировать только одного человека, что может создать пробку на входе, если сотрудников много.
  • Нет точной идентификации человека, есть идентификация карты — сотрудник может потерять карту или ей может воспользоваться кто-то другой.
  • Есть возможность подделки карты.

 

Выбор решения зависит в первую очередь от:

  • требуемой точности идентификации (цены ошибки),
  • удобства сотрудников,
  • легкости установки,
  • стоимости.

 
Стоит отметить, что в некоторых продвинутых системах учета эти решения комбинируются, что сильно повышает точную идентификацию, но уменьшает удобство использования.
 
 

Типовая настройка

В этой статье мы не будем рассматривать интерфейсы каких-то определенных устройств, они слишком различны, однако примерно одинаковы сами принципы настройки и их порядок.

Рассмотрим частный случай
Бухгалтеру необходимо выводить в удобной форме, пусть будет лист Excel, данные об опозданиях и переработках каждого сотрудника. На основании этих данных бухгалтер будет назначать штрафы или поощрения сотрудникам.

Шаг первый. Сбор информации

Первое, что необходимо сделать — выяснить, нужна ли серверная часть для устройства.
Поясним: все события, которые фиксирует устройство должны храниться в базе данных (далее БД). Сама база данных может находиться на самом устройстве, либо вне его (на сервере, NAS хранилище и т.д). Иными словами, необходимо понять, где будут храниться результаты идентификации.

Второе — необходимо выяснить, где будут обрабатываться результаты идентификации (строиться графики, отчеты) и выполняться настройки устройства (добавление новых сотрудников, даты время работы и пр.)

Обычно встречаются 3 случая:

  • БД хранится на самом устройстве, настройка и логика на нем же.
  • БД на сервере, настройка и логика на устройстве.
  • БД на сервере, настройка и логика через клиентское приложение тоже на сервере.

 

Шаг второй. Физическая установка устройств

Установка устройств (сервера и сканера) весьма проста:

  • Необходимо питание от розетки
  • Необходим доступ в локальную сеть

 
Рекомендации:

  • не использовать беспроводное соединение,
  • если возможно – располагать в одном сегменте сети,
  • использовать статические адреса,
  • первым делом при установке настроить права доступа.

 

Шаг третий. Настройка соединения с БД

Если выбрана схема с БД на устройстве – можно перейти к шагу 4.

Если выбрана схема с настройкой на устройстве и БД на сервере, тогда:

  • Внимательно читаем документацию к устройству и фиксируем какого типа БД оно может использовать.
  • Создаем на сервере БД, устанавливаем на нее права только для устройства. Иные ПК желательно запретить по IP(MAC).
  • Записываем в настройках устройства путь к базе, логин, пароль.
  • Тестируем соединение.

 
Если выбрана схема «все на сервере», то делаем все аналогично пункту 2, за исключением того что настройки будем выполнять не на устройстве, а на сервере через клиентское приложение.
 

Шаг четвертый. Настройка устройства

Настройка может выполняться как на самом устройстве (на экране, через web интерфейс), так и на ПК (сервере), если производитель предлагает клиентское ПО для управления.
Разницы нет, но желательно выполнять настройку в зависимости от выбранного варианта.

  1. Запускаем устройство.
  2. Вводим его имя (пригодится, если у вас несколько устройств), настраиваем простейшие параметры (дата/время, если есть возможность — обновляем прошивку).
  3. Вводим название организации (обычно выводится на главном экране).
  4. Создаем группы пользователей (либо по рабочему времени, либо по отделам компании).
  5. Создаем пользователей (список ВСЕХ пользователей, с ФИО, чтобы бухгалтер в отчетах видел кто есть кто).
  6. Создаем пресеты рабочего времени (worktime presets). Например, у вас все сотрудники работают по графику пн-пт с 10:00 до 19:00, кроме трех, которые работают по графику пн-пт с 9:00 по 18:00. Так же предположим, есть выездные сотрудники, которые могут покидать офис в любое время как и возвращаться в него. В таком случае нам нужно 2 пресета (у вас может быть больше) для первой и второй группы, третья группа не назначается, т.е она будет только логироваться.
  7. Назначаем пресеты группам (обычно поддерживается и прямое назначение на сотрудника, но группами удобнее).
  8. Редактируем политику отклонений от графика: если сотрудник пришел раньше, если ушел позже и т.д. Например можно записывать в переработку, не фиксировать переработку, не открывать дверь и т. д. На каждый случай может стоять отдельная настройка.
  9. Редактируем значения идентификации. Поясним: сотрудник сам может выбирать на экране устройства вошел он, вышел “с концами”, вышел на обед или перекур. Название этих значений и их количество указывается именно тут.
  10. Редактируем политику значений идентификации. Например сколько сотруднику позволено на перекур, на обед и пр. Нужно ли записывать опоздание, если сотрудник пообедал не по норме.
  11. Редактируем политику нормы рабочего времени. Указываем, сколько часов сотрудник должен отработать в неделю. Это потребуется, если вы позволяете недоработки и опоздания компенсировать переработками. Система сама будет взаимовычитать эти значения. Так же тут указывается, что делать если норма не выполнена или перевыполнена (добавить к отпуску и т.д).
  12. Редактируем значения отпусков. Каждому сотруднику по плану назначаем отпуска, чтобы система не считала что он не ходил в это время на работу.
  13. Редактируем политику отчетности: здесь можно настроить автоматическую отправку отчетности на e-mal или в файл через SMB.
  14. Заводим биометрические данные сотрудников на устройство (лицо, отпечаток, в зависимости от устройства).
  15. Тестируем устройство.

 
Стоит отметить, что на разных устройствах список возможностей для настройки может быть иным. Многое так же зависит от ваших потребностей.
 

Шаг пятый. Обучаем сотрудников и бухгалтера.

Сотрудников обучаем как идентифицироваться, какие режимы есть, что делать, если нужно уйти на перекур, на обед и пр.
Бухгалтера обучаем как собрать отчет, как его просмотреть.

Готово!

Важное уточнение — система далеко не всегда настраивается с первого раза. Обычно через неделю требуется некоторое изменение настроек «под реалии жизни», т.к. далеко не все можно сразу учесть.